Nonostante l’avvento del digitale ne abbia ridotto l’uso, la carta – intesa come atti, documenti, fatture e via dicendo – viene ancora prodotta in abbondanza da studi, uffici e aziende. E dove c’è produzione di carte, c’è un archivio.
Avere un archivio ordinato non è impossibile, ma nemmeno così scontato. Organizzare bene un archivio è anche una forma mentis, occorre avere le idee chiare su come ordinare le carte e dove collocarle.
Un archivio deve avere una stanza dedicata oppure, se non è possibile, una parte riservata, destinata solo a ospitare gli atti e i documenti. La stanza usata per ospitare l’archivio, a sua volta, deve avere abbastanza scaffali, cassettiere e armadi dove conservare i documenti. La scaffalatura è bene sia alta, spaziosa e robusta: deve contenere e proteggere i documenti. Che sia in metallo o in altri materiale come le leghe, è importante che siano solidi e posizionati in modo sicuro.
Insieme agli scaffali, fondamentali sono i faldoni e le cartelle dove mettere le carte. Un suggerimento: meglio sceglierli di diversi colori e dimensioni e destinare ogni tipo di faldone a documenti di natura diversa.
Non vanno assolutamente sottovalutate le etichette adesive, che si possono trovare in siti come Rajapack.it: etichettare i faldoni, gli scaffali, gli armadi e le cassettiere, indicando chiaramente il contenuto, è di vitale importanza per un archivio ben riordinato, in cui trovare rapidamente ciò che ci serve. Dalle etichette stampabili alle etichette per identificazione, procuriamoci tutte quelle che ci servono per ordinare al meglio il nostro archivio.
Detto del materiale necessario per allestire un archivio, bisogna fare alcune precisazioni secondo quanto prescrive l’archivistica.
Possiamo distinguere infatti tra archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.
L’archivio corrente conserva i documenti più recenti, quelli che potremmo ritrovarci a usare nella quotidianità: solitamente non hanno più di cinque anni. I documenti che fanno parte dell’archivio corrente devono essere tenuti a portata di mano, perché possono servire nell’attività di tutti i giorni.
L’archivio di deposito, invece, conserva i documenti più vecchi di 5 anni, ma che non sono ancora considerati storici. Quindi, pur non essendo utilizzati tutti i giorni, i documenti dell’archivio di deposito devono essere destinati a uno scaffale preciso, accessibile ma distinto dall’archivio corrente.
Infine, la parte storica dell’archivio, quella che conserva i documenti più vecchi, che devono essere conservati per tutelarli anche se non servono nell’attività quotidiana, i documenti più vecchi vanno protetti, non solo perché possono essere utili per qualsivoglia ragione, ma per il valore storico.
Dunque, abbiamo visto cosa ci serve per organizzare un archivio ordinato e funzionale e la distinzione tra archivio corrente, di deposito e storico. Un ufficio, per funzionare, non può fare a meno del suo archivio, un po’ come un orologio non può fare a meno dei suoi ingranaggi. Organizza l’archivio in modo preciso, chiaro e ordinato, e vedrai che il lavoro di tutti i giorni ne trarrà beneficio.
