Fatturazione elettronica: come gestirla facilmente e senza errori

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Come gestire al meglio, rapidamente e in maniera accurata la fatturazione elettronica, obbligatoria verso privati, imprese e Pubblica Amministrazione.

Quando si parla di fattura elettronica ci si riferisce a un documento in formato digitale inalterabile. A questo proposito, è importante sapere che da poco più di due anni, la compilazione e la trasmissione dei file per via telematica hanno sostituito la tradizionale fattura cartacea con l’obiettivo primario di contrastare l’evasione fiscale.

La procedura digitale di fatturazione prevede che l’utente (un’impresa o un professionista) invii il documento fiscale compilato al Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate. Quest’ultimo, una volta verificato che il file ricevuto non contenga alcun genere di errore, provvede a trasmetterlo al destinatario.

Perché venga accettata, la fattura deve essere compilata esclusivamente in formato XML, acronimo che sta per eXtensible Markup Language. Più nello specifico, si tratta di un linguaggio di markup estremamente diffuso per merito della flessibilità e della semplicità della sua sintassi.

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Al fine di agevolare, ottimizzare e velocizzare la gestione dei documenti fiscali, in rete sono ormai disponibili programmi corredati da app di fatturazione elettronica. Un esempio è l’app sviluppata da Fatture in Cloud, disponibile su App Store e Google Play, inclusa in tutte le licenze di acquisto del software in cloud e anche nella versione di prova gratuita. L’applicazione permette di generare, compilare e inviare le eFatture ai clienti da smartphone o tablet in qualsiasi momento e da qualunque luogo. L’utente, inoltre, ha l’opportunità di eseguire altre operazioni come l’inserimento dei nuovi clienti, la registrazione delle fatture passive, l’invio di preventivi, la trasformazione di un preventivo in fattura e la verifica degli avvenuti pagamenti.

L’impiego di un programma per la gestione della fattura elettronica, da desktop o da app, garantisce agli utilizzatori due significativi vantaggi. Innanzitutto, l’automatizzazione di gran parte dei processi di fatturazione permette di risparmiare tempo da dedicare ad altre attività di primaria importanza. In secondo luogo, il ricorso a programmi e applicazioni riduce sensibilmente potenziali ritardi o errori umani. Di conseguenza, si azzera quasi del tutto il rischio di vedersi rifiutare i documenti fiscali da parte del Sistema di Interscambio.

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A quelli appena citati si accompagnano i benefici strettamente connessi alla natura digitale del processo di fatturazione. Dal punto di vista economico, imprese e lavoratori autonomi possono risparmiare sui costi delle spedizioni e della carta impiegata, riducendo l’impatto ambientale. Addio, inoltre, agli archivi fisici ingombranti e polverosi: utilizzando app e programmi di fatturazione, la documentazione conservata può essere recuperata e consultata rapidamente in pochi clic.

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